Организация корпоратива Киев: основные этапы.
Или история одного загубленного корпоратива.
Я хочу рассказать вам историю. Была она на самом деле или я её придумал решать вам!
Произошло всё в одной компании города Киев. Вообще, такой курьезный случай мог произойти в любой компании любого города, но произошел именно там. Приближался день X. День рождения фирмы! Событие грандиозное, которое директор хотел отметить особенно.
По случаю такой знаменательной даты решили организовать корпоратив. Единогласно, в лице директора, было принято решение не приглашать специалистов из праздничной индустрии, чтобы не переплачивать.
«Зачем, вы сами справитесь, вы же такие творческие ребята!» — сказал он.
И организация корпоратива легла неподъемным грузом на ряд выдвинутых тем же директором сотрудников.
Секретарь, бухгалтер, программист и менеджер стали теми, кто ближайшие ночи не будет спокойно спать, для кого проведение корпоратива станет основной целью жизни, и для кого день Х стал страшной неизбежно приближающейся датой в календаре.
В интернете программист нашел основные этапы проведения праздника:
- определение цели и формата мероприятия;
- написание сценария;
- подготовка развлекательной программы (игры, конкурсы, призы, подарки);
- выбор места для проведения корпоратива;
- приглашение ведущего и артистов;
- согласование фото и видеосъемки;
- согласование по оформлению зала;
- составление тайминга мероприятия.
Компании «выдвинутых знатоков корпоративов» всё показалось ясным и легким в реализации. Поэтому они решили разделить часть обязанностей и быстро «покончить» с этим корпоративом. Что, забегая вперед скажу, у них отлично получилось.
Программист сделал выборки в поисковике «площадки для корпоративов Киев», «помещения для вечеринок» и просто утонул в массе предложений.
Секретарь составила таблицу, куда решила вносить конкурсы для корпоратива и игры. После 20 прочитанных статьей на эту тему, все конкурсы уже перемешались в её голове и не вызывали хоть какого-то интереса. Плюс, бедная девушка, не могла понять:
- как на практике отреагирует аудитория на тот или иной конкурс;
- в какой последовательности их ставить;
- сколько вообще их должно быть?
Бухгалтер просчитал расходную часть. Так как объем данных был очень примерный, а организация корпоративов и вечеринок не входит в круг её повседневных задач, скажем сразу дебет с кредитом не сошлись очень сильно.
Менеджер сделал закуп реквизита. Вот к нему вопросов ни у кого не возникло. Шапочки, парики, носы, шары и прочее, прочее, прочее всем понравились. Только вот вопрос, куда это потом всё девать?
Через неделю команда новоиспеченных «event-менеджеров» компании села за стол переговоров. Тут выяснилось, что подборка заведений не совсем актуальна. У части заведений мало позитивных отзывов… В воздухе повис немой вопрос: «У кого спросить совета, где проходят лучшие корпоративы в Киеве?».
Разбор конкурсов, предложенных секретарём, также вызвал немало споров и сомнений. Почти все были давно известны, наскучили, а где взять что-то новое, но проверенное непонятно.
Решили собраться чуть позже для обсуждения сценария, потому что у каждого накопились обязанности по работе и пора было их разгребать. А календарь неумолимо приближал день Х.
Еще через неделю коллеги собрались для обсуждения сценария. После долгих споров и выбора всех возможных вариантов тематики корпоративов решили взять готовый сценарий из интернета. В качестве артистов пригласили группу, реклама которой вышла первой в поисковике, и отзывы были вполне позитивными.
На этой счастливой ноте подготовка к празднику закончилась. Проведение корпоратива в роли ведущего взял на себя директор.
Настал день Х.
До начала корпоратива оставалось 30 минут, а наши бедные организаторы ещё надували остатки шаров и привязывали их хаотично по залу. Зал, кстати, выбрали недалеко от офиса, где, как выяснилось позже, очень душно и не очень вкусно.
Директор безумно любил свою организацию, поэтому говорил всегда долго и пространно. И никто не мог «вырулить» процесс, поэтому все ждали и скучали, скучали и ждали. А вот участвовать в огромной куче конкурсов должны были все, потому что директор не принимал отказов и вызывал всех подряд. Тут бы прочувствовать обстановку, как-то зажечь аудиторию…
Приглашенная группа взяла задаток и не приехала, так до нее никто и не дозвонился. Пришлось нашей группе, ответственной за организацию корпоратива, петь самостоятельно. Спели неплохо, всем понравилось.
Наконец, праздник закончился. Фото корпоративной вечеринки менеджер сделал очень много, особенно своих на фоне логотипа компании.
Когда мой знакомый, один из сотрудников этой фирмы, рассказал историю организации корпоратива, мне было и смешно, и грустно одновременно. Абсолютно все сложности этого праздника можно было решить, обратись они к специалисту. Профессиональный ведущий внимательно и скрупулёзно прорабатывает каждый этап подготовки корпоратива.
Как мы работаем и сколько времени затрачиваем на каждом этапе.
1 этап «Цель и формат мероприятия»— 1-2 часа на встрече.
Мы определяем и обсуждаем, зачем организуется событие (тимбилдинг, подведение итогов работы, мероприятие для партнеров). Также важно обсудить тематики корпоратива и формат, что это: встреча «без галстуков» или, наоборот, торжественное вручение наград, а может, вечеринка со своей уникальной стилистикой.
2 этап «Организация корпоратива, сценарий».
На этом этапе наша команда прописывает все детали мероприятия, начало, основную часть и финал, где учитываются возможные изменения хода праздника. Сценарий – это уникальный продукт, который создаётся только для вашей компании.
3 этап «Подготовка развлекательной программы».
Со стороны может показаться, что развлечения — это однообразный набор конкурсов и веселых эпизодов, которые можно дублировать от корпоратива к корпоративу. Отчасти можно, но основное меняется всегда. Мы прислушиваемся к пожеланиям заказчика, мы пытаемся прочувствовать атмосферу организации и настроение сотрудников. Невозможно запланировать одинаковые развлечения у сети салонов красоты, завода и банка. Это очевидно! Главное, что у нас в арсенале несметное количество идей, которые можно применить и оперативно изменить для того, чтобы ваш праздник прошел на высшем уровне.
4 этап «Выбор места для проведения корпоратива».
Чтобы не получилось, как в рассказанной истории, помещение для вечеринок надо выбирать тщательно. Порой недостаточно просто любить заведение и поэтому отметить там корпоратив. То, как происходит обслуживание в «повседневной жизни» и на большом мероприятии не одно и тоже. Мы знаем все проверенные заведения Киева (не только кафе и рестораны, но и арт-пространства и самые нестандартные площадки, о которых, возможно, вы даже не слышали), поэтому нам легко дать нужную рекомендацию, договориться с местом и обсудить важные детали.
5 этап «Приглашение ведущего и артистов».
Ведущий на празднике – это огонь корпоратива, который греет, зажигает и освещает. Не профессионалу очень сложно прочувствовать аудиторию, позитивно и легко решить конфликтную ситуацию, не допустить скуки и однообразия.
Наша база артистов проверена сотнями мероприятий, в которых мы вместе работали. Специалист всегда вам скажет, кто сейчас особенно котируется на рынке, уточнит слабые и сильные стороны каждого артиста, поможет включить их в сценарий в верной последовательности и, конечно, отследит их приезд.
6 этап «Согласование фото и видеосъемки».
Такая же широкая база у нас зарекомендовавших себя фотографов и видеографов, действительно, профессионалов своего дела. Фото корпоративных вечеринок должны содержать всех участников и отображать все этапы праздника.
7 этап «Согласование по оформлению зала».
Один из финальных этапов – оформление помещения. В нашей базе отличные декораторы, рекламщики, которые могут произвести для вас необходимую конструкцию, разработать и напечатать баннер. Круг идей безграничен.
8 этап «Составление тайминга».
Это очень важный этап, который позволяет создать стройную и слаженную работу всех участников программы. Только профессионалы знают, какое множество «подводных камней» может быть в сценарии. Время очень сложно определить «на глазок»! Специалист знает, сколько на самом деле надо отводить времени на тот или иной этап. Начиная с прибытия гостей и заканчивая фееричным финалом – все этапы корпоратива должны быть четко просчитаны. Организатор вашего корпоратива знает:
- когда надо начать, чтобы гости не заскучали;
- в какое время выступление артистов;
- сколько удобно отвести на речь руководителей компании и многое другое.
Не должно быть заминок!
Только при соблюдении всех этих этапов получается отличный корпоратив, повод гордости руководства и сотрудников. Развлечения корпоративных вечеринок должны радовать и воодушевлять каждого на дальнейшую позитивную и активную работу в своей компании. А воспоминания и фото должны оставаться приятным послевкусием!
Таким образом, потратив на проработку всех этапов от 3 до 10 дней, вы получаете свой идеальный корпоратив!
Закажите профессиональную команду, которая умеет проводить оригинальные корпоративные вечеринки … и больше ни о чем не беспокойтесь!
Для просчета корпоратива переходите в раздел КОНТАКТЫ
Читайте так же для вдохновения:
